マレーシア従業員の遅刻が減った秘訣とは？
～ 勤怠管理サービス King of Time導入事例 ～
多くのマレーシアの管理職を悩ませていることの一つが従業員の労務問題です。とくに遅刻や休暇が多くて計画通りに業務が進んでいない状況に頭を悩ませていること多いようです。日本とは違う文化、モラル、生活リズムや宗教上の習慣の違いがあることは承知の上で、それでもできるだけ改善していきたいというというのが管理職の本音というところでしょう。
そこで、マレーシアの遅刻が減り、さらには管理職とのコミュニケーション量も増えたという企業にその秘訣をお伺いいたします。 業種：サービス業 従業員数：30名
以前はどのような問題を抱えていましたか？
従業員の遅刻や無断欠勤などの勤務態度が課題でした。10分や15分くらいの遅刻は日常的でした。お昼時間も曖昧なところがあり、従業員によっては2時間くらい休憩をとっていたケースも見られていました。どのような勤怠管理システムを使っていましたか？
以前は、従業員の指紋をつかってドアのロック解除を行うセキュリティ機器を使っていました。そのセキュリティ機器はすべてのドア開閉のログを記録していますので、朝の最初の入室時間を「出勤時間」として見なしていました。
以前のシステムにはどのような課題はありましたか？
いくつかあったのですが、以前のシステムは勤怠管理が目的ではなく、ドアの開閉のセキュリティ機器でしたので、ログデータはパソコンから専用ソフトウェアを使って取り出さなくては見ることができませんでした。データを取り出したうえで、従業員ごとに出勤時間をチェックしていましたので、手間がかかりますから、毎日見るようなことはなく、月末に集計した結果をみていました。従業員が遅刻したかどうかはすぐにわからないということですね？
そうです。ドアのセキュリティ機器は出入り口付近にありますので、同じ社屋ですが、職場とは少し離れています。いつ出社したのか、いつ退社したのか、目が行き届かないことも多く、結局は月末にレポートをみて分かるという状況でした。それから、退社するときはドアのセキュリティ機器を使わなくても、出ることができましたので、退社時間は自己申告となっていました。
どのような勤怠管理システムに入れ替えたいと思いましたか？
まず、出退勤の状況をいつでも、すぐに把握できるようにしたいと思いました。一か月すぎてから遅刻のことを注意しても遅いので、なるべく早く状況を把握することでマネージャが対策をとれるようにしたいと思いました。それから、退社のときも指紋認証で正確なデータをとれるようにしたいと思いました。
これらを改善するために導入したのがKing of Timeというクラウドサービスです。
新しい勤怠管理システムを導入することに社員の抵抗はありませんでしたか？
従来も指紋による認証で入退室していましたので、特に反発を受けるということはありませんでした。導入当初はうっかり打刻を忘れている人もいましたが、習慣化すれば問題ありません。ソフトウェアも操作が簡単なので、すぐに慣れました。King of Timeを導入した効果はありましたか？
はい、まずリアルタイムに出退勤の状況を把握できるようになりました。すぐにわかりますので、もし遅刻者がいれば所属部署ごとにホワイトボードに書き出して、誰もが見れるようにしました。そうすることで、社員全員の意識が少しずつ変わってきて、確実に遅刻者が減っています。それから、指紋認証デバイスを職場内に置くことにしました。
指紋認証デバイスを職場内に置くことで何かメリットはありましたか？
朝、出社したら、まっすぐに職場内に来るようになりました。以前は出社しても休憩室にいたりトイレに行ったり、どこにいるのかわからないことがありましたが、いまはマネージャの席の隣に指紋認証デバイスを置いていますので、朝は必ず従業員とマネージャが顔を合わせることになります。そこから会話が生まれています。退社の時も同様に、マネージャと顔を合わせてから退社することになります。従業員同士のコミュニケーションが増えたということでしょうか？
そうです。遅刻した場合は、指紋認証デバイスを置いているマネージャでばつが悪そうに会話しています。以前は多少遅刻しても普通に職場に入ってきていたので、大きな違いです。勤怠管理システムを変えることがコミュニケーションを増やすきっかけになったというのは予想外の成果でした。出退勤の状況をリアルタイムに可視化して、従業員と共有することで、意識の向上を図り、更に指紋認証デバイスをマネージャ席の隣に置くことで、コミュニケーションを増やすことになった事例をご紹介いたしました。
IT企業のマレーシア進出事例
会社名：HUUBAP PTE. LTD. （シンガポール法人）、株式会社ヒューマンテクノロジーズ（日本法人）
製品名：King of Time
サービス概要：クラウド型の勤怠管理サービス
販売代理店：：TK International Sdn Bhd
2017年、TK International Sdn BhdはKing of Timeを提供するHUUBAP PTE. LTD. と販売代理店契約を締結し、マレーシアでのサービスを開始
